Per selezionare i dati in uno spreadsheet di Excel si puo' ricorrere ai filtri. Ne abbiamo a disposizione due:

- automatico
- avanzato.

L'operazione preliminare, e fondamentale, è predisporre i dati in maniera ordinata e con tutte le opportune intestazioni di colonna, dato che la selezione automatica delle intestazioni viene eseguita da Excel per colonne. Un esempio nell'immagine seguente:

Filtro Automatico

Per attivare il filtro automatico è sufficiente posizionarsi in un punto qualsiasi della tabella contente i dati. Poi andare nel menu "Dati", selezionare "Filtro" e poi ancora "Filtro Automatico". Excel individuerà le intestazioni di colonna, ed accanto ad ognuna inserirà una freccetta che attiva un menu a cascata. Adesso, se ad esempio volessimo selezionare tutti i libri scritti da Bianchi, non dobbiamo far altro che aprire il menu accanto ad Autore e selezionare Bianchi. Verranno visualizzati solo i record che corrispondono alla selezione. Da notare che la freccetta accanto ad Autore e i numeri di riga sono diventati blu, proprio per indicare che è stato applicato un filtro.



Si può utilizzare il filtro automatico anche per fare un tipo di selezione personalizzata. Se vogliamo ad esempio cercare tutti i libri che hanno un prezzo che varia tra i 15 ed i 30 euro, dobbiamo aprire il menu nel campo Prezzo e scegliere Personalizza. Imposteremo i 2 campi come "Maggiore o uguale a 15" AND "Minore o uguale a 30", OK.



Per rimuovere i filtri impostati è sufficiente aprire il menu relativo al campo utilizzato per settare il filtro e scegliere Tutto.

Filtro Avanzato

Per usare il filtro avanzato necessitiamo di una tabella di appoggio. Ad esempio se volessimo trovare tutti i libri scritti da Rossi dopo il 2000 che costano meno di 30 euro non potrebbe esserci di aiuto il filtro automatico. Pertanto dobbiamo costruirci una tabella contenente i parametri di ricerca, come quella nell’immagine seguente:



E poi dal menu "Dati" scegliere "Filtro", poi "Filtro Avanzato". Ci verranno richiesti alcuni dati:

- Filtra l'elenco sul posto e Copia in un'altra posizione: Selezionare la prima voce se si vuole ridurre l’elenco nella posizione originale; selezionare la seconda se si vuole creare un nuovo elenco in base ai criteri applicati.
- Intervallo elenco: Inserire qui l'intervallo di celle, comprese le intestazioni, a cui verrà applicato il filtro.
- Intervallo criteri: Inserire qui l'intervallo di celle contenente i dati per il filtraggio, ovvero la tabella "d'appoggio" che abbiamo creato appositamente.
- Copia in: Scegliere la cella, nella quale si desidera inizino ad essere inseriti i nuovi dati filtrati.
- Copia univoca dei record: Barrare questa casella se si desidera che i record duplicati vengano segnalati una sola volta.



Il risultato sarà il seguente:



Se avessimo optato per filtrare l'elenco sul posto, per visualizzare di nuovo tutto l'elenco non filtrato, sarebbe bastato andare nel menu "Dati", poi "Filtro" ed infine scegliere "Mostra tutto".