Home Page Home Page Tips & Tricks Cos'è e come funziona la Stampa Unione ?

Cos'è e come funziona la Stampa Unione ?


Molte volte abbiamo bisogno di stampare più volte lo stesso documento cambiando solo alcuni dati. Potremmo farlo manualmente e perdere un sacco di tempo, oppure possiamo ricorrere alla stampa unione di Word.

Questa feature ci permette di avere un documento di base e modificare soltanto alcuni campi a nostro piacimento. Vediamo il funzionamento in pratica.
Dobbiamo scrivere e stampare degli inviti a presentarsi ad un colloquio lavorativo. Il primo passo da fare è creare il documento principale, lasciando vuoti degli spazi per i campi variabili come ad esempio i dati personali del candidato e l’orario del colloquio.



Adesso possiamo iniziare la vera e propria preparazione del documento per la stampa unione.
(NB. Le voci di menu a cui viene fatto riferimento sono quelle di Office XP, nelle altre versioni di Office la variazione è minima)

1. Strumenti > Lettere e indirizzi > Creazione guidata stampa unione
2. Tipo di documento: Lettere
3. Scelta del documento di partenza: Usa il documento corrente
4. Selezione dei destinatari: Crea nuovo elenco > crea. In questa finestra andremo quindi a rimuovere ed aggiungere i campi che ci interessano cliccando sul pulsante Personalizza. Ad esempio campi come NomeSocietà, Città e Numero civico non ci servono; invece andremo ad aggiungere campi Mansione, Orario, Giorno.
5. Scelti i campi possiamo inserire tutti i nostri record.



6. Appena la nostra tabella-database sarà pronta ci verrà chiesto di salvarla. Questo database (che in Office XP è un database MDB, mentre nelle versioni precedenti un documento di Word) si chiama Origine Dati.
7. Ora dobbiamo far capire al Word dove deve inserire questi dati, ovvero dobbiamo inserire i cosiddetti Campi Unione. Per visualizzare la lista dobbiamo fare click sul pulsante “Inserisci campi unione”. Il lavoro da fare adesso è abbastanza delicato. Cominciamo ad esempio a posizionarci dove dovrebbe apparire il Nome, facciamo quindi click su “Nome” nella finestra dei campi unione. Nel nostro documento apparirà la scritta <>. Eseguiamo gli stessi passaggi anche per gli altri campi. Alla fine il nostro documento sarà così:



8. Passaggio successivo. Troviamo delle opzioni presenti solo in office XP, non sono fondamentali ai fini della stampa unione ma permettono ad esempio l’inserimento formalmente corretto dell’indirizzo.
9. Anteprima: in questa sezione possiamo vedere un’anteprima dei nostri contatti uniti al documento principale, e possiamo anche escluderne qualcuno in caso di ripensamenti, ovviamente senza eliminarli dal database salvato.
10. Passaggio finale: l’unione. Possiamo sia vedere le nostre lettere pronte su schermo sia mandarle in stampa direttamente. Facendo click su “Modifica singole lettere” si vedrà apparire un nuovo documento composto da tanti fogli quanti quelli del documento principale moltiplicato il numero di contatti uniti.

Siamo pronti per mandare il documento in stampa. I passaggi non sono semplicissimi ma vi siete senza dubbio risparmiati una bella fatica.
Buona stampa!
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